Kondisi, Tantangan & Masa Depan Industri Event

Pada Kamis 9 September kami dari LiveLife mengadakan small gathering bersama 10 event organizers dari berbagai kota di Indonesia untuk saling bertukar pengalaman & masukan mengenai 3 topik menarik: Kondisi, Tantangan & Masa Depan Dunia Event.

Dalam 1.5 jam ini kita mendapatkan berbagai masukan penting, terutama tantangan yang dihadapi dalam:

• Mendapatkan ide & inspirasi event
• Merencanakan event menarik & menghasilkan
• Mengatur budget sehingga event terjadi
• Mencari partner kolaborasi yang sesuai
• Mempromosikan event secara optimal
• Mendapatkan client & sponsor
• Meyakinkan brand bahwa virtual event efektif
• Memonetisasi event & content dengan optimal
• Mengembangkan komunitas dari event

Setelah berdiskusi & memikirkan solusinya, kami dari LiveLife menyimpulkan bahwa hal-hal berikut akan berguna dalam menghadapi tantangan diatas (kita harus merubah paradigma terhadap dunia event):

Penting bagi EO untuk mengembangkan Panduan mengenai Virtual Event yang mencakup: Perencanaan + Kolaborasi + Promosi + Monetisasi + Pengukuran Suksesnya Event. Panduan ini juga akan membantu mengedukasi client/sponsor mengenai potensi industri event, melancarkan komunikasi menggunakan terminologi yg saling dipahami, dan meningkatkan kualitas industri event secara keseluruhan

Pro-active Approach: Memulai inisiasi secara aktif: e.g. organizer tidak hanya menunggu diundang pitching, tetapi Membuat Event Plan dengan Pengalaman Menarik yang dapat diajukan kepada client sebagai brand activation. Apabila tidak mengerti virtual event production/technology, organizer dapat mempelajarinya / mencari partner kolaborasi. Beberapa organizer bahkan tetap aktif menyelenggarakan event untuk mendapatkan pengalaman/masukan dari pelaku event lainnya, mengumpulkan data peserta yang menjadi target audience client sehingga mereka tertarik melakukan activation, atau menyulap venue mereka sendiri/partner menjadi green room untuk virtual production.

Win-Win Collaboration: Kolaborasi dengan partner dimana mereka turut membantu menyukseskan event. Misalnya talent, venue, komunitas atau media yang ikutr membantu promosi event & mencari sponsor. Partner melhat ini sebagai event mereka juga, dan akan mendapatkan keuntungan jika event ini terjadi. Kolaborasi menghasilkan sense of ownership, dimana event menjadi milik bersama.

Community Building: Bayangkan apabila kita berhasil mengajak peserta event untuk tergabung dalam suatu komunitas. Ini tidak hanya akan mempermudah promosi event selanjutnya, bahkan juga dalam mendapatkan business leads, beserta event partner dan sponsor. Berbeda dengan socmed, kita mempunyai data peserta sehingga mempunyai added-value dalam membantu promosi event (promoter).

Content Management: Di akhir event akan terkumpulkan berbagai content menarik, baik text (Q&A, quote) & image (infographic, photo), maupun audio & video (recording). Content ini dapat dipakai untuk terus berinteraksi & menjaga hubungan dengan audience, sehingga mereka akan terus mengsupport kita, baik dengan meng follow, membantu promosi, maupun membeli. Content ini juga dapat dipakai untuk monetisasi, misalnya VIP Access untuk: video recording + podcast + forum + resources + networking, beserta content-sponsorship

Technology Adoption: Event tidak hanya membutuhkan perencanaan yang matang, tetapi juga koordinasi dengan team, partner & sponsor untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan (task management). Ini termasuk strategi promosi kepada target audience & sponsor. Akan sangat memakan waktu, tenaga & biaya apabila kita masih melakukannya secara manual. Dengan teknologi kita dapat menghematnya, dan bahkan mengumpulkan data event secara rapi sehingga memudahkan persiapan event report!

Kami akan membahas point-point diatas secara lebih mendetail & juga hendak mendengar masukan dari anda di event The Future of Event, Experience & Learning: Key Event Trends. Come join us & silahkan undang teman organizer lainnya!