Kunci Kesuksesan suatu Event

Sebelum kamu merencanakan suatu event, hal pertama yang harus dilakukan adalah memikirkan Aim & Objective nya. Aim adalah tujuan event secara menyeluruh, sedangkan Objective adalah hasil yang dapat diukur, seperti target KPI (Key Performance Indicator), untuk mencapai tujuan tersebut.  

Event menimbulkan dampak yang besar tidak hanya bagi event planner dan komunitas setempat, tetapi juga bagi stakeholder lainnya seperti peserta, penonton, sponsor dan media. Karena itu kamu harus memikirkan dampak positif yang mereka dapatkan melalui event kamu. Mereka pasti akan memberikan dukungan penuh dan membantu menyukseskannya. Seiring merencanakan event, kamu masih dapat merubah aim & objective sesuai keadaan.

Kamu dapat menentukan event aim dengan mempertimbangkan dampaknya:

Dampak Lingkungan (Environmental)

• Menghidupkan kembali suatu wilayah kota dan desa
• Memberikan sarana dan fasilitas baru untuk komunitas
• Mengajarkan praktek pelestarian lingkungan seperti penghematan energi & daur ulang
• Memananam pohon dan membangunan ruang hijau
• Menciptakan kesadaran atas isu lingkungan

Dampak Sosial & Budaya (Socicultural)

• Meningkatkan kesadaran terhadap sebuah tempat & daerah, kejadian, tradisi, seni & budaya, sejarah, komunitas, dan lainnya
• Membangun rasa kebersamaan dan kebanggan sebagai suatu komunitas
• Mengakui keberadaan suatu komunitas beserta masalah yang dihadapi
• Mengajak komunitas untuk lebih berpartisipasi
• Memperkenalkan ide & pemikiran baru
• Memperkenalkan perspektif dari budaya tertentu
• Menyediakan pendidikan, pelatihan dan kesempatan melakukan kegiatan sukarela (volunteering)

Dampak Ekonomi (termasuk pariwisata)

• Mempromosikan produk (e.g. destinasi wisata) dan brand image (e.g. suatu tempat)
• Meningkatkan jumlah pelanggan / pengunjung (e.g. turis)
• Meningkatkan pendapatan / interaksi dengan pelanggan / pengunjung (e.g. durasi kunjungan)
• Memperpanjang peak period (e.g. musim travel) dan mendatangkan pelanggan / pengunjung di luar peak period
• Membuka kesempatan bisnis / kegiatan komersial lainnya
• Menciptakan lapangan pekerjaan dan mendatangkan investasi / sponsorship
• Mendapatkan liputan media dan mempromosikan produk / brand (e.g. kota, desa, daerah)
• Mempromosikan partner bisnis / lokal (e.g. F&B, seni & kriya)

Menentukan Event Objective

Setelah itu kamu dapat menentukan event objective yang berhubungan dengan aspek event seperti finansial, sales & marketing, partisipasi, dan lainnya. Sebuah objective memiliki target yang digunakan untuk memonitor kinerja event, dan mengukur kesukseskannya di akhir event. Karena itu suatu event harus mengikuti standar SMART:

SPECIFIC

Contoh event objective yang tidak jelas: ‘Membuat event saya menjadi lebih sukses,’ karena ada berbagai cara untuk mencapainya, seperti mendapatkan lebih banyak peserta, meningkatkan kepuasan peserta, mendapatkan lebih banyak pemasukan / untung.

Contoh event objective yang jelas: “Saya hendak mendapatkan lebih banyak pemasukan dari tahun lalu.”

MEASURABLE

Bagaimana mengetahui apakah objective tersebut tercapai apabila kamu tidak dapat mengukurnya? Objective yang baik tidak terdiri dari dua pilihan seperti ‘iya” & ‘tidak’, atau ‘berhasil’ dan ‘gagal,’ tetapi dapat menghasilkan spektrum hasil yang berbeda.

Daripada event objective: “Saya hendak mendapatkan lebih banyak pemasukan dari tahun lalu,” kamu dapat mengubahnya menjadi: “Saya hendak mendapatkan 100% lebih banyak pemasukan dari tahun lalu.”

ACHIEVEABLE

Meskipun sepertinya tidak perlu dijelaskan, sangatlah penting untuk menentukan objective yang mungkin dicapai. Meskipun lebih baik suatu objective memberikan suatu tantangan, apabila terlalu susah tim kamu tidak akan termotivasi untuk mencapainya.

Contoh, daripada event objective: “Saya hendak mendapatkan 100% lebih banyak pemasukan dari tahun lalu,” kamu dapat mengubahnya menjadi: “Saya hendak mendapatkan 30% lebih banyak pemasukan dari tahun lalu.”

RELEVANT

Objective yang kamu tentukan harus relevant dengan aim (tujuan) event. Apabila objective tersebut bukanlah prioritas utama kamu atau organisasimu, kamu dapat merubahnya.

Contoh, daripada event objective: “Saya hendak mendapatkan 30% lebih banyak pemasukan dari tahun lalu melalui penjualan kaos,” kamu dapat mengubahnya menjadi: “Saya hendak mendapatkan 30% lebih banyak pemasukan dari tahun lalu melalui penjualan tiket.”

TIME-BASED

Harus ada tenggat waktu (deadline) untuk mencapai objective kamu untuk tetap memotivasi tim untuk mencapainya.

Contoh, daripada event objective: “Saya hendak mendapatkan 30% lebih banyak pemasukan dari tahun lalu melalui penjualan tiket,” kamu dapat mengubahnya menjadi: “Saya hendak mendapatkan 30% lebih banyak pemasukan dari tahun lalu melalui penjualan tiket dalam waktu 6 bulan.”

Contoh SMART objective lainnya:

• Membagikan beberapa pertanyaan kepada bisnis lokal dalam kota & mengumpulkan hasilnya 6 bulan sebelum event dimulai (marketing)
• Meningkatkan hasil angka penjualan tiket online sebesar IDR 20 juta 1 bulan sebelum event dimulai (sales)
• Melakukan promosi untuk meningkatkan pengunjung acara dari luar Jabodetabek sebanyak 10% dibanding tahun lalu (marketing)
• Mencapai 80% tingkat daur ulang dari sampah event (partisipasi)
• Meningkatkan penggunaan taman dan fasilitas bersepada dengan 20% (partisipasi)

Perhatikan bahwa contoh event objective diatas adalah untuk aspek, kegiatan, atau grup tertentu. Kamu dapat membuat beberapa objective untuk mencapai event aim (tujuan). Kamu tidak hanya dapat mengukur kesuksesan event dari pencapaian target, tetapi juga dalam kurun waktu yang ditentukan.

Berikut contoh target KPI lain yang dapat digunakan untuk mengukur event objective:

• Biaya untuk mendapatkan pelanggan / pengunjung
• Jumlah calon pelanggan / pengunjung yang tertarik
• Tingkat kepuasan sponsor terhadap event
• Jumlah penggunaan kode promo oleh peserta
• Pendapatan total (event revenue)
• Social media mention menggunakan event hashtag
• Peserta yang puas dengan narasumber
• Jumlah anggota komunitas yang menjadi aktif setelah event (dibanding sebelum event)
• Tingkat kepuasan peserta terhadap event
• Jumlah pengunjung yang hadir dibanding dengan yang mendaftar
• Net Promoter Score (apakah peserta akan merekomendasikan event ini?)
• Level interaksi peserta yang diukur melalui social media / event app
• Hasil yang didapatkan dari polling / survey
• Jumlah social media post, like & share berhubungan dengan event
• Jumlah penjualan tiket secara total dan untuk setiap kelas tiket
• Cost-to-Revenue Ratio (rasio pengeluaran dan pendapatan)
• Interaksi yang terjadi di halaman event sponsor
• Jumlah peserta event sebelumnya yang hadir di event ini (repeat attendee)
• Jumlah pelanggan baru yang didapatkan

Berdasarkan dari aim dan objective diatas, kamu sekarang dapat merencanakan content strategy dengan menanyakan pertanyaan berikut:

• Program atau kegiatan apa yang harus direncanakan?
• Apa yang harus disampaikan kepada peserta / partner?
• Siapa talent / partner yang dapat menyampaikannya?
• Bagaimana memastikan pesan tersampaikan dengan baik?
• Bagaimana peserta / partner hendak berpartisipasi dalam event?
• Pengalaman apa yang unik dan menarik bagi peserta / partner?

Ini akan membantu mu merencanakan content acara, baik event program, place, maupun production, yaitu peralatan dan teknologi yang dibutuhkan.

Berikut beberapa contoh event objective beserta strategi untuk mencapainya:

1. GeekWire Magazine

GeekWire Magazine di Seattle mengadakan acara kumpul tahunan yang dihadiri lebih dari 600 penggemar teknologi beserta investor dan pengusaha. Dalam acara satu hari ini peserta dapat menghadiri berbagai macam sesi talkshow, startup demo, dan sesi networking. Seperti event industri lainnya, networking adalah prioritas utama untuk sebagian besar peserta.

Event objective

Menemukan solusi yang dapat membantu peserta untuk saling berkenalan dan berinteraksi, beserta mengukur seberapa efektif event tersebut.

• : Tujuan solusi yang jelas dalam mengoptimalkan pengalaman networking
• : Terukur seberapa efektif solusinya melalui online data yang dikumpulkan
•  Ada berbagai cara yang efektif untuk mencapai objective diatas
• : Hanya mempunyai satu objective yang mungkin untuk dicapai.
•  Mereka sudah mulai mempersiapkan solusi efektif dan melakukan test sebelum event dimulai

Event strategy

Dengan memaparkan objective secara jelas, menjadi lebih mudah bagi event planner untuk menemukan cara mengoptimalkan pengalaman networking peserta sesuai kebutuhan.

Karena itu mereka menggunakan smart event badge yang membantu peserta bertukar kartu nama hanya dengan melakukan scan di badge masing- masing. Mereka juga dapat menggunakan fungsi menarik lainnya.

Solusi tersebut dapat mengumpulkan data interaksi peserta yang dipakai untuk mengukur kesuksesan event.

2. Maison & Objet

Maison&Objet adalah event yang dihadiri oleh lifestyle professional dari seluruh dunia 4 kali dalam setahun.

Event objective

Meningkatkan event engagement sebanyak 30% sampai dengan hari terakhir event pertama di awal tahun.

•  Mereka hendak fokus ke tingkat engagement secara keseluruhan
• : Melalui event app, mereka dapt mengukur community engagement sebelum, sewaktu, dan sesudah event.
• : Tidak hanya mereka mencapai target 30%, mereka bahkan berhasil mencapai peningkatan sebanyak 350%.
• : Dengan membuat target yang mungkin dicapai (30%), mereka dapat melebihi target tersebut.
• : Mempunyai batas waktu hari terakhir event.

Event strategy

Untuk memastikan terjadinya lebih banyak interaksi, event planner memutuskan untuk mengadakan event dalam bentuk online dan offline.

Solusinya adalah dengan menggunakan event app dimana peserta acara dapat membentuk komunitas kapanpun juga.

3. Marketing 360

Salah satu client Marketing360 hendak memastikan mereka mendapatkan banyak peserta untuk event mereka. Dengan pengalaman menyelenggarakan event tahun sebelumnya, Marketing 360 dapat menentukan target jumlah peserta untuk tahun ini.

Event objective

Mencapai 5% peningkatan jumlah penjualan dari halaman event website dibanding tahun lalu.

•  Mereka paham target yang hendak dicapai
•  Memudahkan mengukur pencapaian target via online
• Target single-digit penjualan tiket online dapat tercapai
•  Pihak ketiga yang membantu mempromosikan acara, mempunyai pengalaman adlam menyukseskan event ini tahun lalu.
•  Penjualan tiket di tanggal dan waktu tertentu.

Event strategy

Melalui design dan marketing copy yang menarik, mereka berhasil mendapatkan peningkatan sebanyak 6.84%.

4. Maritz Travel

Salah satu client terbesar dari Maritz Travel hendak menyederhanakan seluruh proses produksi dan promosi event mereka. Meskipun ini terdengar seperti sesuatu yang ambigu, mereka berhasilnya memaparkannya dengan jelas.

Event objective

Mengimplementasikan solusi untuk dipakai 4,700 pengunjung, dan memperkenalkan produk terbaru mereka kepada partner & pelanggan.

•  Mereka hanya perlu satu produk untuk mencapai target tersebut.
•  Meksipun susah untuk mengukur keberhasilkan dalam menyampaikan pesan kepada partner & pelanggan, event management software yang digunakan dapat mengumpulkan data kegiatan setiap pengunjung beserta interaksi mereka di setiap booth.
•  Meskipun tidak mudah menemukan solusi event teknologi yang tepat, mereka berhasil memyediakannya.
•  Solusi yang mereka gunakan bahkan dapat memanage lebih dari 4,700 pengunjung.
•  Karena solusi tersebut hanya digunakan sewaktu event.

Event Objective membantu setiap aspek perencanaan

Seperti yang kamu lihat sangatlah penting mempunyai event aim & objective yang jelas, karena semua aspek perencanaan mulai dari tema, budget, program, talent, tempat, maupun pemilihan sponsor akan mengikutinya.

Setelah event selesai

Kamu dapat melihat tingkat kesuksesan event tersebut, dan bagaimana membuat berikutnya menjadi lebih baik. Apabila dibutuhkan, kamu dapat mengubah event aim dan objective berdasarkan dari data & masukan yang didapat, baik dari peserta maupun partner & stakeholder.

Berikut beberapa pertanyaan yang dapat membantumu: 

1. Apakah event aim & objective tercapai? Apa yang membantu pencapaian tersebut? Tantangan apa yang dihadapi?
2. Apa yang tidak berjalan sesuai rencana? Apakah ini sesuatu yang dapat diperbaiki atau diluar kendali?
3. Apakah content strategy membantu stakeholder seperti yang direncanakan? Stakeholder terdiri dari pihak internal dan eksternal (atasan, client, BOD, sponsor, exhibitor, vendor, peserta maupun komunitas online).
4. Apakah pesan event brand masih tersampaikan?
5. Apakah peserta berpartisipasi sesuai dengan harap? Jika iya, mengapa? Atau mengapa tidak?
6. Apakah event berjalan sesuai budget? Apakah budgetnya cukup?
7. Bagian perencanaan mana yang berjalan lancar? Apa tantangan yang dihadapi? Apa yang harus dilakukan di event berikutnya?
8. Bagaimana kamu dapat merencakan secara lebih efektif & efisien?

Meskipun jawabaan pertanyaan diatas dapat dilihat seiring acara berlangung, kamu harus merencanakan pertanyaan even-debrief tersebut di bagian awal perencanaan event, sehingga memudahkan proses pengumpulan data dan masukan yang dibutuhkan. Ini lebih mudah daripada harus mengingat semua info yang dibutuhkan seiring berjalannya event atau di bagian akhir.

Apabila event kamu berlangsung beberapa hari, lakukan debrief setiap harinya sehingga kamu & tim dapat memonitor perkembangannya, dan melakukan perubahan, beserta mempelajari apa yang berjalan lancar dan tantangan yang muncul.

Dengan pengalaman membantu +500 planner & +3,000 event, LiveLife dapat memberikan konsultasi gratis perencanakan event dan cara mendapatkan sponsor. Silahkan hubungi kami via di registerlivelife@gmail.com / via WA: +65 9685 1140

LiveLife – Connecting People with Activities