Langkah Pertama Membuat Event Sukses

Meskipun kita belum pernah menyelenggarakan event, pasti pernah terlintas di pikiran: 'Wah seru yah kalo ada event seperti ini. Saya pasti tertarik join dengan teman/keluarga!' Biasanya inspirasi ini datang tanpa terduga sewaktu kita sedang fokus:

1. Menghadiri event (in-person/virtual)
2. Menonton video (eg rekaman event)
3. Mendengar podcast (eg event audio)
4. Membaca artikel/melihat sesuatu
5. Berbicara dgn teman/keluarga/rekan

Ini yang disebut 'AHA!' Moment dimana lampu dalam kepala bersinar terang. Inspirasi juga bisa datang dari sesuatu kita miliki/kenal seperti: Talent/ program, venue, komunitas, dan media. Dan terkadang dari rekomendasi event team, partner, dan bahkan audience. 

 

Inspirasi itu biasanya mengenai suatu tema (general) / topik (specific), beberapa bahkan dirayakan karena pentingnya bagi masyarakat. Seperti: World Creativity & Innovation Day (21 April), dan World Mental Health Day (10 Oktober) yang sesuai dengan kondisi pandemi sewaktu blog in pertama ditulis. Dimana banyak yang merasa terisolasi dan mengalami gangguan kesehatan mental seperti depresi.

 

Supporting Data (Data Pendukung)

Tidak hanya berhenti di ide, terkadang kita lanjut berpikir: 'Bagaimana kalau saya menyelenggarakannya? Apakah memungkinkan? Akankah ada peserta yang tertarik hadir? Darimana datangnya dana untuk merealisasikannya?

Meskipun kita mengerjakan projek event yang sudah ada dananya, client akan sangat mengapresiasi jika kita dapat membantu melakukan research dan menyediakan data pendukung. Sehingga yang tadinya hanyalah ide, perlahan menjadi proof of concept karena adanya permintaan potensial.

Mari ambil contoh, kita akan merayakan World Mental Health Day untuk event planner.

Sewaktu melakukan Google search dengan kata kunci 'angka kesehatan mental Indonesia 2020' muncul beberapa artikel yang dapat membantu memahami topik ini beserta potensinya. Contohnya artikel berikut dari Media Indonesia:

Sebisa mungkin kita harus mencari artikel/sumber terbaru & terpercaya, terutama dari media dan tokoh yang berpengalaman di bidang ini.

Artikel ini dimulai dengan pembuka: 'KEMENTERIAN Kesehatan (Kemenkes) mencatat selama pandemi covid-19, hingga Juni 2020, ada sebanyak 277 ribu kasus kesehatan jiwa di Indonesia. Jumlah kasus kesehatan jiwa itu mengalami peningkatan dibandingkan 2019 yang hanya 197 ribu orang' Ini mengkonfirmasikan adanya potensial. Karena masih belum ada data kasus khusus untuk event planner, kita perlu menggalinya lebih dalam. Salah satunya dengan cara menyelenggarakan pre-event poll maupun FGD (Focus Group Discussion).

 

Deeper Research & Insight

Untuk memahami lebih mendalam, kita juga dapat menghubungi penulisnya 'Destyan Sujarwoko' via Twitter. Mungkin dia tidak hanya dapat menyediakan informasi lebih detail, termasuk yang dialami event planner, bahkan memperkenalkan kepada narasumber berita seperti: Direktur Pencegahan & Pengendalian Masalah Kesehatan Jiwa & Napza, Ditjen P2PL Kemenkes: Siti Khalimah atau Direktur RSJ Sambang Lihum: I Gede Dharma Putra yang bisa diundang sebagai pembicara jika sesuai.

Terlebih lagi dituliskan bahwa: 'Dalam upaya membantu masyarakat mendapatkan konsultasi kesehatan jiwa, Kemenkes RI meluncurkan aplikasi Sehat Jiwa. Aplikasi itu bisa dimanfaatkan masyarakat yang mengalami tekanan mental dan tidak mampu mengatasi stres atau depresi dengan mengonsultasikan permasalahan mereka.'

Ini mungkin dapat membuka pintu kolaborasi dimana Kemenkes menjadi salah satu sponsor event dengan menghubungi Staf Ahli Menkes Bidang Hukum Kesehatan: Kuat Sri Hudoyo yang disebutkan di artikel ini. Tentu saja kita perlu melakukan research lebih mendalam terutama tantangan kesehatan jiwa yang dialami event planner, mungkin melalui asosiasi atau komunitas.

 

Contoh Latar Belakang

Ini contoh Latar Belakang yang kami buat untuk merencanakan perayaan World Mental Health Day: Menjadi Event Planner yg Sukses tanpa Stress. Inspirasinya datang sewaktu menulis blog ini dan membaca artikel: Mental Health Crisis Amongst Event Planners Is Real

 

Langkah Berikutnya

Setelah itu kita bisa merencanakan Tujuan Event. Apabila searah dengan Aplikasi Sehat Jiwa yang 'kini punya menu baru yaitu bimbingan dan konseling kesehatan jiwa dengan para psikiater dan psikolog.' mungkin bisa berkolaborasi dengan Kemenkes.

Penting juga untuk memahami Target Audience. Event planner apa yang kita targetkan? Apa tantangan yang membuat mereka stress? Apakah tidak hanya 'terdampak secara ekonomi tapi juga mengalami stres dan tekanan mental akibat PHK dan pembatasan sosial.'?

Kita bisa menghubungi Ketua Asosiasi RSJ dan Ketergantungan Obat Indonesia: Bambang Eko yang dikutip oleh artikel ini, untuk memahami lebih mendalam. Sehingga bisa membuat Konsep Event beserta Program & Content yang memenuhi tujuan event & kebutuhan audience.

Bahkan kita bisa berkolaborasi dengan Asosiasi event planner, dan RSJ & Ketergantungan Obat Indonesia, seperti yang disebutkan Bambang Eko "Melalui momen Hari Kesehatan Jiwa Sedunia 2020, kita ingin akses lebih besar kepada masyarakat untuk pelayanan kesehatan jiwa..."

 

Tertarik belajar lebih lanjut mengenai Smart Event Design untuk hasil optimal?

Silahkan tonton FREE recording workshop: Planning Successful Events with Strategic Contents untuk belajar & mempraktekan membuat 1st draft event plan!

 

Tertarik melihat bagaimana Latar Belakang yang direncanakan menjadi real event live?

Silahkan register & tonton disini.

Silahkan tambahkan comment/pertanyaan di Forum, nanti kita bisa membahasnya bersama event planner lain! =)