Mendesign Event Program yg Menarik Peserta

Sebelumnya kita telah membicarakan pembuatan konsep event yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan peserta & tujuan event (goal) menggunakan contoh: Menjadi Event Planner yg Sukses tanpa Stress. Setelah menentukan konsep event, kita perlu merancang Program untuk merealisasikan objectives (langkah-langkah) menuju goal, seperti:

1. Meningkatkan kesadaran/mengedukasi tentang...(gejala, penyebab, & penanganan gangguan mental)
2. Mendapatkan info/masukan penting tentang... (bagaimana peserta menanggapi kesehatan mental)
3. Mengumpulkan leads/kontak... (peserta yang memerlukan bantuan kesehatan mental)
4. Membangun hubungan dengan... (penderita kesehatan mental & perawat gangguan mental)
5. Meningkatkan engagement... (social media, website traffic, media/PR untuk edukasi post-event)

Event dapat dirancang sebagai single/multi program sesuai dengan objectives nya, contoh:

• Talk & Conference: Mengedukasi mengenai kesehatan mental (gejala, penyebab & penanganan)
• Class & Workshop: Mengajarkan beserta praktek bagimana menangani gangguan mental
• Performance & Show: Mendemonstrasikan gejala & solusinya melalui pertunjukan
• Exhibition & Fair: Menunjukan produk, jasa, atau ide bagaimana menanganinya
• Competition & Game: Memilih cerita penderita gangguan mental yang paling menyentuh
• Meeting & Gathering: Mengajak peserta berinteraksi secara lebih dekat dalam group
• Tour & Travel: Mengajak peserta mengunjungi tempat perawatan gangguan mental
• Festival & Celebration: Merayakan dengan kata pembuka & penutup / ceremony

Dengan event program diatas, kita tidak hanya dapat mengedukasi mengenai kesehatan mental, tetapi juga mendapatkan masukan dengan mengumpulkan cerita peserta mengenai kesehatan mental yang dapat ditayangkan, baik melalui visual displat atau film screening untuk membuatnya lebih immersive. Cara lain mengumpulkan masukan peserta adalah dengan menggunakan registration, poll & feedback form.

Peserta dapat memilih cerita yang menurut mereka paling menyentuh, dan pemenangnya akan mendapatkan hadiah. Melalui group session, peserta diberikan kesempatan bertukar cerita, pengalaman & masukan dengan peserta lainnya, dan bahkan mengunjungi klinik perawatan dipandu oleh ahli kesehatan mental apabila hendak menanyakan lebih lanjut sebelum event ditutup dengan perayaan akhir.

Moment of truth

Dari sekian banyak program kita harus bisa merangkainya sehingga terbuat Customer Journey, yaitu perjalanan customer dari mengenal kita, membentuk hubungan, sampai memutuskan untuk membeli produk/mengikuti arahan kita, dan menjadi loyal customer/advokat untuk mengundang customer lainnya.

Kemudian kita perlu mengidentifikasi 'Moment of Truth/Aha Moment' yaitu saat dimana peserta mulai merubah persepsi mereka mengenai tema/topik yang diangkat sehingga perilakunya berubah dan mengambil tindakan / Call-To-Action (CTA) yang membantu mencapai tujuan event.

Karena itu Program & Content sangatlah penting untuk memastikan peserta memiliki pengalaman yang berkesan (memorable attendee experience) yang kita sebut Moment of Truth.

Kita harus mendesign secara optimal program & content dimana peserta mendapatkan moment of truth, termasuk dengan memilih talent (narasumber, host), venue (klink kesehatan), vendor & sponsor (penyedia hadiah/ merchandise) yang sesuai untuk merealisasikannya.

Kita mungkin beranggapan program & content dibuat hanya untuk live-event, tetapi attendee experience sebenarnya sudah dimulai sebelum event sejak peserta mendapatkan undangan/melihat info event, sampai dengan setelah event untuk terus berinteraksi dengan talent/peserta.

Langkah berikutnya

Akhirnya kita selesai membuat event plan, sekarang kita bisa merencanakan kolaborasi dengan potential partner.

Tertarik belajar lebih lanjut mengenai Smart Event Design untuk hasil optimal? Silahkan tonton FREE recording untuk workshop: Planning Successful Events with Strategic Contents, dimana kamu akan membuat 1st draft event plan menggunakan Smart Event Design.

Tertarik melihat bagaimana Latar Belakang yang direncanakan menjadi real event live? Silahkan register & tonton disini.

Bagaimana menurut kamu? Silahkan tambahkan pertanyaan di Forum, nanti LiveLife & event planner lainnya bisa saling memberi masukan