Cara Membuat Konsep Susunan Acara Yang Menarik

Cara membuat konsep susunan acara yang menarik tanpa event organizer profesional? Tidak terlalu sulit loh! Kamu tidak harus sewa jasa event organizer untuk mendapatkan acara yang menarik dan memperoleh aplaus dari para tamunya. Kamu dapat menjalankan perencanaannya sendiri sehingga bisa lebih berhemat dan susunan acara yang diinginkan juga bisa lebih sesuai kemauan kamu.

Tidak sekedar  perancangan yang matang dan kerja personel tim yang baik, berikut ini tips dan trik untuk membuat susunan acara yang menarik versi event organizer:

Merangkai Konsep Susunan Acara

Apa sih menurut kamu yang menentukan keberhasilan sebuat event ataupun acara? Salah satunya ialah konsep susunan acara itu sendiri! Pada saat Kamu menentukan konsep susunan acara yang menarik, otomatis bisa menular pada bagian lainnya dalam acara tersebut.

Untuk memutuskan konsep susunan acara, Kamu bisa melakukan "brainstorming" gagasan Bersama personel tim. kemudian kumpulkan gagasan tiap orang dan lakukan voting konsep susunan acara mana yang akan dipilih.

Pembagian Tugas Harus Jelas

Setelah memastikan susunan acara, untuk berikutnya Kamu harus membagi pekerjaan yang jelas atau membuat panitia acara. Kamu bisa memilah panitia dalam beberapa personel dan tetapkan tiap personel mempunyai job desk yang jelas, jika perlu, dicatat juga job desknya masing-masing.

Tak hanya menentukan tugas yang Kamu bagikan pada per personel tim sesuai dengan minatnya. Pastikan juga mereka tak bingung ketika menjalankan tugas-tugasnya.

Pertemuan Intens

Penting untuk membuat skedul pertemuan secara intens di masa persiapan acara. Pertemuan ini bisa semakin mematangkan konsep susunan acara dan mendekatkan personel tim sehingga lebih kompak. Komunikasi antar personel tim juga dapat terjalin lebih baik karena diadakannya pertemuan ini.

Pastikan pertemuan ini berjalan santai dan tak terkesan kaku lantaran pekerjaan perencanaan acara ini mengutamakan kreativitas. Kamu juga bisa melakukan pertemuan di cafe-cafe ataupun lokasi lainnya yang dapat menimbulkan inspirasi. Mengingat konsep susunan acara yang menarik bisa timbul ketika keadaan orang sedang rileks apalagi jika dilakukan di tempat yang penuh inspirasi.

Membuat Anggaran

Pada tahap berikutnya ialah membuat daftar apa saja yang Kamu butuhkan untuk acara ini. Mulai dari perlengkapan yang perlu dibeli, menyewa tempat, hingga perihal lainnya yang sesuai dengan konsep  susunan acara tersebut.

Setelah membuat daftar keperluan lalu lanjutkan dengan melakukan budgeting. Membuat budgeting atau anggaran ini tentu membantu agar Kamu dapat mengetahui paparan anggaran operasional yang diperlukan untuk mewujudkan suatu acara.

Membuat Rundown Acara Jangan Mendadak

Tak sedikit loh yang membuat rundown acara ketika mendekati hari H. Sedangkan hal tersebut bisa membuat acara kacau balau akibat minimnya persiapan dari tiap personel tim. Rundown yang terbuat ini juga bisa membuat seluruh personel tim mengetahui lebih mendalam arah acara yang hendak digelar dan pastinya persiapannya lebih matang.

Membuat Timeline

Jangan lupakan timeline! membuat timeline dalam perencanaan sebuah acara amat penting karena bisa memantau perencanaan acara tersebut. Semisal, sepekan sebelum hari H, sudah sampai mana persiapannya? Apa saja yang masih kurang? Apakah sudah matang persiapan semuanya?

Untuk membuat timeline ini, Kamu bisa mulai dengan mendata apa saja yang harus dilakukan tiap personel tim dan pastikan deadlinenya. Memastikan deadline ini bukan berarti Kamu berencana menekan tiap personel tim, akan tetapi sekedar memastikan mereka tak menunda kewajibannya dalam mengerjakan tugas.

Setelah timeline dibikin, jangan sampai lupa untuk melakukan pengecekan pada seluruh personel tim. Seperti apa saja yang telah dibikin, apa permasalahannya dan jangan lupa berikan juga solusinya. Tindakan ini bisa meminimalisir kesalahan yang timbul di acara nantinya.

Persiapkan Rencana Cadangan

Kamu bisa mempersiapkan, akan tetapi tetap Tuhan lah yang memutuskan. Bisa saja Kamu telah mempersiapkan sebuah acara sematang mungkin, tapi mendadak bisa saja cuaca tak mendukung. Lalu untuk menangani situasi yang tak terduga, hendaknya Kamu sudah membuat rencana cadangan.

Rencana cadangan ini contohnya, apabila Kamu akan menyelenggarakan sebuah acara di outdoor. Lalu buatlah rencana cadangan dengan mempersiapkan tenda, atau mempersiapkan sebuah ruangan indoor yang mampu menampung pengunjung jika tiba-tiba hujan.

Utamakan Kerjasama Tim

Susunan acara yang Kamu miliki sebenarnya menarik, perencanaannya juga telah dilakukan dengan matang. Akan tetapi segala kondisi tersebut bisa hancur seketika bila kerjasama timnya tak baik.

Bisa dibilang kerjasama tim jadi bagian penting dalam menentukan keberhasilan sebuah acara. Kerjasama tim akan baik salah satunya dengan memelihara komunikasi. Jangan sampai terjadi salah komunikasi sehingga mengakibatkan kesalahpahaman yang bisa jadi berakibat perpecahan di dalam tim. Tak hanya saat perencanaan, kerjasama tim dan komunikasi yang baik di antara tiap individu juga penting terjalin ketika acara berlengsung.

Harus Kamu ingat, sebuah acara yang berhasil tak hanya tergantung pada hari H berlangsung dengan lancar maupun tidak. Akan tetapi keberhasilan acara juga bergantung pada proses perencanannya, dan kerjasama tim menjadi hal yang paling penting.

Mudah-mudahan informasi cara membuat konsep susunan acara yang menarik ini bisa membantu Kamu menciptakan sebuah acara yang menarik dan membuahkan hasil. Ditunggu artikel selanjutnya ya.