3 Langkah untuk Mendapatkan Event Sponsorship

Menyelenggarakan event tidaklah mudah, tidak hanya memakan waktu dan tenaga, tetapi juga biaya. Karena itu kita perlu merencanakan bagaimana menutup biaya produksi atau mendapatkan untung.

Sebelum Covid-19, lebih mudah untuk mendapatkan pemasukan melalui penjualan tiket. Tetapi ini sekarang menjadi tantangan, terlebih lagi sudah ada banyak sekali pilihan virtual event.

Alternatif lainnya adalah melalui sponsorship, baik berupa uang tunai maupun barang. Tetapi bagaimana caranya untuk mendapatkan event sponsor?

Jawabannya memang tidaklah mudah, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan.

Merencanakan Event dengan Baik

Mungkin kalian bertanya ‘Apa hubungannya dengan mendapatkan event sponsor?’

Mencari sponsor tidaklah berbeda dengan mencari client, sebelumnya kita harus bertanya ‘Apakah event yang ditawarkan menarik dan sesuai dengan kebutuhan sponsor?’

Sebagai organizer, pertama kita harus merencanakan event dengan tujuan yang jelas. Tujuan yang jelas membantu kita menentukan konsep yang menarik dan target audience yang tepat.

Sangatlah penting untuk menjelaskan siapa target audiencenya, baik dari sisi demografi (seperti umur, gender, pekerjaan) maupun perilaku (seperti interest, kebiasaan, cara pandang). High-end brand tidak akan tertarik untuk mengsponsori pentas seni karena target audience mereka berbeda.

Setelah menentukan konsep & target audience, kita akan mendapatkan gambaran lebih jelas brand atau industri apa yang mungkin tertarik menjadi sponsor. Misalnya, rokok akan lebih tertarik dengan event festival dan konser musik anak muda. Sedangkan banking & e-commerce dengan event exhibition dan marketplace dimana terjadinya banyak transaksi.

Apabila menargetkan suatu brand sebagai sponsor, pelajari terlebih dahulu visi & misi perusahaan, brand message, beserta marketing campaign mereka. Apabila sejalan dengan tujuan eventnya, akan lebih mudah untuk meyakinkan mereka menjadi sponsor.

Mempromosikan Event dengan Efektif

Meskipun sponsor sudah tertarik dengan event kita, mereka mungkin bertanya ‘Bagaimana memastikan event ini akan dihadiri atau dilihat oleh target audience dengan jumlah tersebut?’

Karena itu kita perlu merencanakan strategi event promotion. Bagaimana memastikan sekian banyak peserta akan hadir atau melihat eventnya? Beberapa hal yang kita dapat lakukan:

- Mengajak pengisi program acara & penyedia tempat membantu promosi

- Bekerjasama dengan KOL (Key Opinion Leader) / influencer yang tepat

- Mencari community & media partner dengan target audience yang sama

- Menjadwalkan setiap kegiatan promosi via social-media & advertising

- Merencanakan virtual press conference untuk mendapatkan PR exposure

- Memberikan insentif kepada audience yang membantu promosi

Dengan perencanaan promosi yang efektif, sponsor akan lebih yakin untuk mendukung event kita, karena yang paling mereka inginkan adalah kesempatan berinteraksi dengan target audience tersebut.

Membuat Sponsorship Offer yang Menarik

Jangan lupa untuk membuat penawaran sponsorship yang menarik. Mendapatkan sponsor tidaklah mudah, apalagi di masa pandemi ini dimana brand jauh lebih hati-hati dalam mengeluarkan dana. Bayangkan apabila kalian adalah brand, pastilah akan mempertimbangkan benefit yang didapatkan berdasarkan dari biaya sponsorship yang dikeluarkan.

Ratio ini disebut ROI (Return on Investment) yaitu perbandingan antara benefit dan biaya sponsorship. Apabila ROI nya adalah 1:1, berarti sponsor akan mendapatkan nilai benefit yang sama dengan biayanya. Tentu saja semakin besar nilai ROI semakin menarik untuk sponsor, setidaknya kalian harus menawarkan ROI 2:1 atau 3:1 apabila memungkinkan.

Berikut beberapa ide menarik untuk virtual event sponsorship.

Mari Dapatkan Event Sponsorship!

Apakah semua hal diatas menjamin untuk mendapatkan sponsor? Tentu saja tidak, tetapi dengan mengikuti langkah diatas, kalian akan jauh lebih mudah meyakinkan sponsor.

Dimulai di Agustus 2016, LiveLife telah membantu +500 organizer untuk menyukseskan +3,000 event mereka, dimulai dari festival, live performance (e.g. music, dance, theatre), exhibition, sampai dengan games & competition, sports & exercise, talk & conference, workshop, tour & travel.

Butuh bantuan? LiveLife menawarkan FREE sponsorship consultation, dan pencarian sponsor.

Silahkan hubungi kami via di +65 9685 1140 (WA) atau registerlivelife@gmail.com. Kita dapat membicarakan lebih lanjut via Zoom Call.

LiveLife – Connecting People with Activities