Cara Mendapatkan Sponsor untuk Virtual Event

Article ini terinspirasi oleh tulisan Larry Weill yang berpengalaman di bidang sponsorship & memulai sponsorship marketing agency: The Sponsorship Guy.

Di tengah Covid-19 banyak organizer yang harus memindahkan event mereka ke virtual. Apabila kamu salah satu dari organizer yang menyelenggarakan virtual event, mungkin kamu bertanya: ‘Bagaimana mendapatkan sponsorship?’

Terlepas dari keadaan ekonomi lesu, masih ada kesempatan mendapatkan sponsorship. Tetapi tidak hanya dengan menawarkan pemasangan logo di event newsletter. Berikut cara kreatif mendapatkan sponsor (dari email marketing sampai dengan laporan hasil acara):

Aktivasi sponsorship via email

Email masih merupakan cara efektif berkomunikasi dengan peserta, terutama dengan content yang informatif dan berguna bagi peserta. Jika tidak, peserta tidak akan membacanya dan dianggap spam.

• Tawarkan sponsored email marketing dimana brand content disesuaikan dengan tema acara / kebutuhan peserta
• Masukan link website & social media sponsor dalam email newsletter sehingga peserta dapat berinteraksi langsung
• Undang sponsor untuk mengisi blog acara, yang kemudian dikirimkan sebagai event-update. Kamu dapat menawarkan segmentasi peserta acara sesuai target brand

Aktivasi sponsorship via social media

Facebook, Instagram, LinkedIn, & Twitter adalah social media yang ramai dipakai untuk sponsorship promotion. Sebelum memakainya, pastikan kamu memilih platform yang sesuai dengan demography peserta acara.

• Gunakan Facebook Events & Groups untuk sponsorship engagement. Aktivasi dapat dilakukan dengan menawarkan hadiah menjelang acara, atau dengan memposting highlights acara beserta after-event video
• Buat LinkedIn group untuk acara virtual, dan post content sponsor & event page untuk mengajak menghadiri acara. Sponsor dapat melihat siapa yang tertarik hadir dan berinteraksi langsung
• Video adalah cara populer menyampaikan pesan. Post video pendek sebagai teaser melalui Instagram / Twitter untuk menjelaskan peran sponsor dalam mendukung acara
• Selain menyebutkan nama sponsor melalui social post, masukan link website & content mereka berhubungan dengan acara

Pro tip: Ajak anggota tim & event partner untuk membantu posting / share ulang content social media diatas. Semakin banyak yang menyebarkan content tersebut, semakin baik!

Aktivasi sponsorship via event page

Sekarang hanya dengan memasang logo tidaklah cukup untuk mendapatkan sponsor. Sebagai event planner, kamu harus memiliki event page yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan sponsor. Ini akan membuat calon sponsor lebih tertarik untuk berpartisipasi.

• Pastikan ada halaman khusus untuk sponsor, dengan penjelasan singkat mengenai brand mereka, dan bentuk dukungan yang diberikan, contoh sponsored networking session. Masukan link website & contact info sponsor. Apabila ada pembicara yang disponsori, sampaikan hal tersebut di profil halaman pembicara, beserta link sponsor diatas.
• Tawarkan sponsor untuk menulis artikel menarik sesuai bidang mereka. Contoh Nike dengan sponsorsed article: ‘Bagaimana tetap beraktivitas sehat di rumah?’ Ini salah satu cara paling efektif mendapatkan potensial bisnis. Sponsor akan sangat senang apabila peserta diminta memasukkan contact info untuk dapat membaca / download article tersebut.
• Cara ini jarang digunakan tetapi sangat efektif, yaitu dengan menambahkan beberapa pertanyaan sewaktu peserta mendaftar acara. Kumpulkan data peserta seperti pekerjaan, perusahaan, lokasi, dan interest. Sponsor membutuhkan informasi tersebut.
• Jangan lupa, melalui virtual event kamu dapat menyampaikan pesan sponsor beberapa bulan sebelum acara, dan re-share content acara lama setelah acara selesai

Pro tip: Persiapkan Digital Event Bag, yaitu landing-page dengan penawaran menarik dari sponsor. Contoh dalam bentuk hadiah, article menarik, ebook, discount voucher, dan lainnya. Sewaktu memasuki landing page, peserta harus mengisi formulir yang menanyakan data peserta sesuai kebutuhan sponsor. Promosikan Digital Event Bag ini sebelum dan sesudah acara. 

Aktivasi sponsorship sewaktu & setelah acara

Jangan berhenti membantu sponsor menyampaikan pesan mereka hanya karena acara sudah selesai. Berikan kesan yang baik kepada sponsor dengan melakukan hal berikut untuk menunjukan hasil optimal dari acara kamu:

• Gunakan Retargeting-Ad untuk mempromosikan sponsor kepada peserta acara & event-page visitor
• Sebut nama sponsor melalui social media dan event page beserta logo & pesan mereka 
• Rekam virtual event dan broadcast contentnya di berbagai media seperti Youtube atau download via Dropbox. Kirim ucapan terima kasih kepada peserta beserta rekaman content, dan juga tawarkan kepada database kamu yang mungkin tertarik. Mereka hanya perlu mengisi formulir untuk mendapatkan content tersebut
• Ambil bagian paling menarik dari acara, dan distribusikan content tersebut, baik melalui sponsored article, Digital Event Bags, atau email newsletter. Sponsor dapat menambahkan content lainnya
• Siapkan laporan hasil acara seperti jumlah peserta yang hadir, nilai media-exposure yang dihasilkan, total click di link event page / social media sponsor, & analytics lain sesuai kebutuhan. Sebagai planner, kamu juga dapat belajar dari data tersebut.

Pro tip: Sewaktu mengirimkan laporan hasil acara, tanyakan sponsor apa yang mereka suka dari acara kamu, dan bagaimana membuatnya lebih baik lagi ke depan. Sehingga kamu mengetahui apa yang penting untuk acara berikutnya.

Checklist untuk memastikan virtual-event sponsor kembali lagi:

• Gunakan best-practices yang efektif untuk live-event
• Siapkan ringkasan benefit dan hasil acara keseluruhan, seperti jumlah kehadiran, social media engagement, click-through, dan content download sesuai kebutuhan sponsor
• Kirim rekaman acara kepada sponsor untuk evaluasi & dokumentasi
• Beri update mengenai hasil Digital Event Bag beserta engagement level: jumlah page-visit / download / social-media mention
• Presentasikan laporan hasil acara secara langsung / via Zoom call, dan kirim ringkasannya terlebih dahulu untuk direview 
• Dengarkan & catat feedback dari sponsor untuk acara berikutnya
• Paling penting adalah untuk memastikan semua info yang kamu berikan kepada sponsor relevant dan berguna.

Meskipun keadaan industri event masih tidak menentu, melalui virtual event kamu mendapatkan kesempatan untuk mengumpulkan lebih banyak peserta acara, beserta data analytics yang sangat berguna untuk mendatangkan sponsor, merangkum hasil laporan acara, dan merencanakan event berikutnya.

Berpengalaman membantu +500 planners & +3,000 events, LiveLife dapat membantu kamu mendapatkan event sponsorship. Silahkan hubungi kami via registerlivelife@gmail.com atau WA di +65 9685 1140

LiveLife - Connecting People with Activities