Membuat Event yang Menarik & Sukses dengan Kolaborasi

'Yuk kolab!' Kita sering mendengar kata-kata ketika diajak kolaborasi termasuk di dunia event. Tetapi apa sih sebenernya artinya kolaborasi event? Apakah yang mengajak benar-benar paham kolaborasi dalam bentuk apa? Kemungkinkan kita yang diajak meskipun tertarik masih sering bingung kan gimana bentuk kolaborasinya?!

Kalau kita menanyakan kepada Mbah Google 'definisi kolaborasi' berikut yang muncul: 'bentuk kerjasama, interaksi, kompromi beberapa elemen yang terkait baik individu, lembaga, dan atau pihak-pihak yang terlibat secara langsung dan tidak langsung yang menerima akibat dan manfaat.'

Wah kedengerannya membingungkan yah, intinya sih kerjasama yang saling menguntungkan, jadi kata kuncinya sama-sama untung (win-win). Berdasarkan pengalaman kami dari LiveLife yang telah membantu meng fasilitasi terjadinya 50+ bentuk kolaborasi, kami mendefinisikan kolaborasi event sebagai bentuk kerjasama win-win antara para pelaku event sebagai berikut:

Screenshot platform LiveLife

Berbeda dengan transaksi dimana organizer membayar mitra seperti talent pengisi acara, venue penyedia tempat, community & media promosi, maupun vendor/partner lainnya, dalam kolaborasi yang diutamakan bagaimana membuat event dengan sukses sehingga keuntungan yang didapatkan (jangka pendek maupun panjang) dapat dinikmati bersama.

Jadi kolaborasi mirip dengan partnership dimana semua pihak saling bekerjasama untuk menyukseskan event dengan melakukan perencanaan, promosi & monetisasi event secara bersama. Collaboration = Co-Planning + Co-Promotion + Co-Monetization

Tidak ada lagi dimana organizer melihat suatu event sebagai event saya, tetapi bersama semua mitra melihatnya sebagai Event Kami.

Mungkin ada pertanyaan: 'Apa gunanya berkolaborasi? Mengapa tidak langsung saja membayar jasa mitra?' Ada beberapa benefits yang didapatkan melalui collaboration seperti:

1. Event mempunyai program/content yang menarik dari talent partner
2. Jangkauan promosi lebih luas karena semua mitra membantu
3. Monetisasi optimal dengan program & promosi yang lebih baik
4. Cost-saving vs membayar semua mitra event di depan (risk management)
5. Mempunyai asset (pilihan partner & program) untuk event berikutnya

Salah satu contoh kolaborasi event yang sukses adalah Eco Film Festival, festival film lingkungan hidup pertama yang diselenggarakan oleh LiveLife.

Festival ini berjalan dengan sukses menayangkan 13 film dengan tema lingkungan hidup di berbagai lokasi dalam 10 hari, dan diliput oleh berbagai media nasional. Bagaimana kolaborasi event membantu merealisasikan festival ini:

1. Program Acara: Mendapatkan hak penayangan film secara gratis dari berbagai kedutaan besar (Austria, Denmark, Finlandia, Irlandia, & Polandia) dan sutradara film dari berbagai negara (termasuk kolaborasi dengan program 'The Nation' dari MetroTV).
2. Venue: Mendapatkan partner venue di 3 lokasi yaitu: GoWork Coworking Space, GoFood Festival GBK, IFI (pusat kebudayaan prancis), & GoFood Festival @Setiabudi One sehingga tidak perlu membayar biaya penyewaan tempat
3. Media: Bekerjasama dengan Gojek yang mempunyai campaign peduli lingkungan #GoGreener untuk semua lini bisnisnya, LiveLife menyelenggarakan press conference sehingga tidak mengeluarkan biaya promosi via media (berikut liputannya)
4. Community: LiveLife tidak hanya berkolaborasi dengan berbagai komunitas peduli lingkungan seperti Hutan Itu Indonesia untuk mengundang member & followernya, tetapi juga berpartisipasi dengan mendatangkan narasumber sesuai topik film.
5. Sponsor: Meskipun pengeluaran untuk menyelenggarakan festival ini sangatlah minim, kami dibantu oleh 2 sponsor yaitu: World Wildlife Foundation & Burgreens dengan menyediakan makanan sehat (burger vegetarian) di acara pembukaan & penutup
6. Peserta: Iya bahkan peserta pun membantu menyukseskan festival ini. Tidak hanya dengan menghadiri & mengundang teman+keluarga, tetapi juga memberikan donasi & bahkan meminjamkan laptop sehingga film penutup berhasil tayang! =D

Berikut mitra-mitra yang membantu menyukseskan Eco Film Festival:

Crowdsourcing / Co-Creation

Beberapa event besar yang sangat sukses tidak lagi melihat target audience sebagai peserta semata, tetapi juga sebagai partner yang dapat membantu membuat event tetap menarik & relevan. Contohnya SXSW di Austin, Texas yang menggabungkan festival, conference, workshop, performance, & exhibition bertema film, musik, dan media interaktif yang dihadiri 80,000 peserta dari seluruh dunia.

Mereka terus berkolaborasi secara strategis dengan peserta dalam mengumpulkan ide kreatif untuk program event selama bertahun-tahun melalui system PanelPicker.

Seperti yang dikatakan Hugh Forrest, Chief Programming Officer dari SXSW: 'Komunitas adalah bagian penting dari SXSW, karena itu PanelPicker sangat membantu dalam merancang program conference setiap tahun. System kami memudahkan komunikasi dengan ribuan profesional yang kreatif, ahli yang berpengalaman, dan pelanggan setia dari Amerika dan seluruh dunia. Terlebih, PanelPicker membantu menemukan ide baru dan inovatif dari komunitas global, karena itu event SXSW setiap tahunnya selalu menarik, sesuai trend, dan relevan.' 

Langkah Berikutnya

Ingin belajar bagaimana cara melakukan kolaborasi event seperti diatas untuk event berikutnya? Yuk join FREE Workshop Planning Successful Events with Content & Collaboration! Dan silahkan juga undang teman-teman organizer lainnya, see you! =)