Bagaimana Teknologi dapat Membantu Menyukseskan Event

Perubahan terbesar di dunia event sejak dimulainya pandemi adalah perpindahan ke virtual. Sebelumnya tidak banyak organizer yang menggunakan teknologi untuk menyukseskan eventnya, beberapa hanya menggunakan registration & ticketing system. Tetapi sekarang teknologi menjadi bagian utama event, bahkan boleh dibilang event tidak akan berjalan tanpa menggunakan teknologi sama sekali.

Kita tidak dapat lagi mengunjungi shopping mall tanpa check-in menggunakan aplikasi Peduli Lindungi untuk memastikan vaksinasi, ini bahkan juga terjadi sewaktu saya memasuki Pantjoran PIK Food Court, meskipun lokasinya di outdoor!

Banyak sekali perusahaan teknologi event yang mengalami pertumbuhan luar biasa, salah satunya adalah Zoom. Meskipun dulunya dirancang khusus untuk meeting, sekarang mereka merubah konsepnya sehingga juga dapat dibuat untuk event & webinar.

Perusahaan lain yang melejit adalah Hopin yang baru dimulai sejak 2019, dan sekarang sudah mencapai valuasi 7.75 milyar USD setelah mengumpulkan dana investasi 450 juta USD tahun ini!

Yang mungkin Anda tanyakan sekarang adalah: 'Teknologi event apa saja yang harus digunakan untuk dapat membuat event menarik?' Berikut beberapa masukan berdasarkan dari pengalaman LiveLife telah membantu 350+ organizer:

1. Event Page: Anda dapat membuatnya sendiri / menggunakan pihak ketiga. Melalui event page dapat dilihat jumlah pengunjung & registrasi, sehingga mendapatkan gambaran rationya, yang berguna untuk merencanakan promosi event berikutnya 
2. Cookie: Yaitu teknologi untuk menelusuri pengunjug berdasarkan dari alamat IP (internet protocol). Dengan memasang cookie, anda akan dapat mengetahui jumlah pengunjung di halaman utama, registrasi, & selesai registrasi/pembayaran. Sehingga tidak hanya mengetahui ratio nya, tetapi juga mempromosikan event nya lagi kepada mereka yang belum register/selesai membayar.
3. Registration: Publik sekarang sudah terbiasa untuk register event, pastikan kalian mengumpulkan data peserta, tidak hanya nama & nomor kontak, mungkin juga info yang akan membantu memasarkan produk anda. Jika menggunakan Google Docs, anda tidak akan dapat mengetahui siapa dari pendaftar yang hadir/check-in, kecuali anda menggunakan Google Meet.  
4. Streaming: Kemungkinan besar anda memakai Zoom, Google Meet, atau Microsoft Teams sewaktu live. Pastikan system registrasi terhubungkan dengan streaming platform. Apabila menggunakan Google Docs dan Zoom, anda akan kesusahan mencocokkan pendaftar dengan yang hadir, karena tidak ada fungsi Check-In & mereka menggunakan nama yang berbeda. Belum lagi ada yang masuk tanpa mendaftar. Salah satu platform yang kami anjurkan adalah Webinarjam
5. Interaksi: Dengan Zoom kita dapat berinteraksi dengan peserta via chat (yang sering digunakan peserta untuk mengajukan & menjawab pertanyaan) dan poll. Tetapi data percakapan dengan setiap peserta akan terkumpulkan dalam suatu dokumen (.txt). Alangkah baiknya apabila semua interaksi (percakapan maupun poll) dapat tersimpan secara otomatis untuk setiap peserta, sehingga setelah event kita lebih memahami perilaku & kebutuhan peserta, ini akan memudahkan interaksi berikutnya.
6. Gamification: Interaksi diatas sangat dibutuhkan dan sudah menjadi standard minimal event, tetapi terkadang kita butuh untuk meningkatkan engagement melalui marketing games dimana peserta melakukan sesuatu untuk mengumpulkan point & bersaing mendapatkan hadiah. Games dapat berupa Quiz, Scavenger Hunt, & Wheel of Fortune. Ada beberapa perusahaan yang khusus menyediakan jasa ini seperti: Kahoot, Quizlet, dan Gimkit.
7. Video Conversation: Salah satu tujuan peserta menghadiri event adalah untuk dapat bertemu & berinteraksi langsung dengan peserta lainnya. Anda pasti pernah menghadiri suatu event, tetapi tidak mendapatkan kesempatan untuk melakukan percakapan langsung via video, baik 1-on-1 atau dalam grup kecil seperti break-out room. LiveLife manganjurkan untuk mempertimbangkan menggunakan: Whereby dan Wistia.
8. Virtual Exhibition: Meskipun anda mungkin pernah menghadiri virtual exhibition yang diadakan oleh beberapa platform e-commerce di Indonesia, interaksinya mungkin masih sangat terbatas karena hanya menggunakan platform mereka. LiveLife mengenal beberapa platform virtual event yang dapat kami rekomendasikan sesuai kebutuhan anda, silahkan WA kami di +65 9685 1140
9. Video Production: Semakin lama kita sebagai organizer dituntut menjadi produser acara TV dengan kualitas yang profesional. Bagaimana cara membuat video kita menarik e.g. mengeditnya dengan caption, lower third, special effect, & bahkan iklan? Kami menganjurkan memakai: Streamyard & Restream

Semua rekomendasi diatas berhubungan dengan Pelaksanaan Event (Live), bagaimana dengan Teknologi Perencanaan Event? LiveLife adalah satu-satunya perusahaan yang menyediakan teknologi ini sehingga anda dapat: 

1. Mengikuti step-by-step guide untuk menyukseskan perencanaan event
2. Mengukur kesuksesan event berdasarkan dari tujuan & kebutuhan peserta
3. Merencanakan konsep unik yang menarik bagi peserta, sponsor & bahkan mitra
4. Merancang program event sehingga peserta mendapatkan pengalaman tak terlupakan
5. Mengundang mitra, sponsor & exhibitor untuk turut menyukseskan event
6. Menggunakan lagi event content yang telah dibuat untuk event berikutnya
7. Mengumpulkan data mitra, sponsor & peserta secara rapi & mengundangnya lagi
8. Membuat komunitas yang terdiri dari peserta setelah event selesai
9. Menghemat waktu, tenaga & biaya setiap kali menyelenggarakan event
10. Mengembangkan best-practice (SOP) untuk konsistensi suksesnya event

Tertarik untuk memakai Event-Planning Technologi LiveLife secara GRATIS? Yuk join FREE workshop 'Planning Successful Events with Content & Collaboration' dimana anda juga akan dapat belajar metodologi efektif untuk planning event dengan sukses, seiring dengan bagaimana  menggunakan platform LiveLife untuk menyukseskan event anda!